1. Mục đích
Hỗ trợ kế toán thiết lập Quy tắc đánh số chứng từ để hỗ trợ nhu cầu quản lý chứng từ.
2. Chi tiết thay đổi
– Trước phiên bản R17, khi thực hiện khai báo số chứng từ đầu tiên là PC01/01 thì khi thêm mới chứng từ tiếp theo phần mềm lại nhảy số chứng từ PC02/01, không đúng với quy tắc đánh số khách hàng mong muốn cho nên khách hàng phải tự chỉnh lại số chứng từ bằng tay dẫn đến mất thời gian và có thể sai sót.
– Kể từ phiên bản R17, phần mềm tự động đánh số chứng từ, chứng từ sau sẽ tăng theo số chứng từ trước đó. Ví dụ chứng từ trước là PC01/01 thì chứng từ sau sẽ là PC01/02, PC01/03…
- Anh/chị vào sửa lại số chứng từ, ví dụ chứng từ phát sinh trong tháng 5 nên kế toán đã sửa thành PC05/01.
- Sau khi cất thành công chứng từ thì kể từ lần thêm mới sau, phần mềm sẽ mặc định tăng số thứ tự của chứng từ thành PC05/02, PC05/03,…
- Ngoài ra, nếu muốn cập nhật nhanh các chứng từ đã phát sinh trước đó theo quy tắc đánh số chứng từ mới này thì anh/chị thực hiện như sau:
-
- Sao lưu dữ liệu kế toán để lấy lại dữ liệu khi cần. Xem hướng dẫn sao lưu tại đây.
- Vào menu Hệ thống\Sắp xếp số chứng từ.
-
- Chọn ngày phát sinh chứng từ.
- Chọn Loại chứng từ.
- Thiết lập định dạng số chứng từ: nhập Tiền tố, Hậu tố, Giá trị bắt đầu, Độ dài phần số của chứng từ.
- Nhấn Sắp xếp lại số chứng từ => chương trình sẽ tự động hiển thị tại cột Số chứng từ mới.
- Nhấn Cất.
-
- Chương trình sẽ hiển thị thông báo những chứng từ được sắp xếp lại số chứng từ thành công/thất bại.
-
- Nếu có chứng từ cập nhật thất bại, anh/chị thực hiện lại hoặc vào danh sách chứng từ để kiểm tra xem có trùng số chứng từ không.
