Ghi giảm tài sản do mất mát, thiếu hụt

– Phản ánh giá trị còn lại của tài sản bị thiếu, mất phải thu hồi, kế toán ghi:

Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (Giá trị còn lại)

Có TK 337 – Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN 

– Ghi giảm tài sản:

Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định (số đã hao mòn lũy kế)

Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại của TSCĐ)

Có TK 211: Tài sản cố định (nguyên giá)

– Căn cứ vào quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi nhận như sau:

• Tài sản không xác định được nguyên nhân và cho phép xóa bỏ thiệt hại do thiếu, mất:

Nợ TK 337: Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 311: Các khoản phải thu 

• Tài sản xác định được nguyên nhân, người chịu trách nhiệm phải bồi thường, khi thu tiền bồi thường hoặc trừ lương, kế toán ghi nhận

Nợ TK 111: Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt)

Nợ TK 112: Tiền mặt (1128: tiền gửi khác) (nếu thu bằng tiền gửi)

Nợ TK 334: Phải trả cán bộ, công chức (nếu trừ lương)

Có TK 311: Các khoản phải thu 

– Khi làm thủ tục nộp số tiền thu về bồi thường vào ngân sách nhà nước

• Căn cứ vào phiếu chi, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kế toán ghi

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng kho bạc (1121: Tiền ngân sách tại kho bạc)

Có TK 111: Tiền mặt

• Căn cứ vào Giấy nộp tiền ngân sách đã được Kho bạc xác nhận kế toán ghi thu ngân sách đã qua kho bạc

Nợ TK 337: Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 714: Thu ngân sách xã đã hạch toán vào ngân sách nhà nước

1. Cuối năm hoặc khi có yêu cầu kiểm kê TSCĐ từ cấp trên, chủ tịch UBND xã thành lập hội đồng kiểm kê.
2. Hội đồng kiểm kê lên phương án kiểm kê trình chủ tịch UBND phê duyệt.
3. Kế toán chuẩn bị tài liệu cho kiểm kê bao gồm: Bảng tổng hợp các TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng, liệt kê các TSCĐ không còn sử dụng hư hỏng, chờ thanh lý, sửa chữa. Tài liệu kiểm kê kế toán chuyển cho hội đồng kiểm kê.
4. Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê theo phương án kiểm kê, biên bản kiểm kê được chuẩn bị trước dựa trên các tài liệu kiểm kê đã được chuẩn bị trước và phát cho các thành viên tham gia chứng kiến kiểm kê, các thành viên thực hiện quan sát/kiểm đếm tài sản cố định. Tiến hành kiểm kê sự tồn tại của TSCĐ, chất lượng hiện thời (hoạt động tốt, bị hỏng) và tình trạng sử dụng (đang sử dụng, không sử dụng) của từng TSCĐ. Đối với TSCĐ bị hỏng hoặc bị mất thì cần tìm nguyên nhân xử lý.
5. Kết thúc kiểm kê thu lại biên bản kiểm kê và tổng hợp kết quả. So sánh số liệu kiểm kê trên bảng tổng hợp kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Nếu có khác biệt cần trao đổi tìm hiểu nguyên nhân và ghi lại trên Báo cáo kết quả kiểm kê. Người phụ trách tổ kiểm kê có trách nhiệm lập bảng tổng hợp kết quả kiểm kê gửi chủ tịch xã phê duyệt.
6. Dựa trên báo cáo kết quả kiểm kê, Chủ tịch xã phê duyệt các điều chỉnh do có sự khác biệt giữa số liệu sổ sách và kết quả kiểm kê.
7. Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán TSCĐ hạch toán và ghi sổ TSCĐ.

Ngày 30/03/2020 UBND xã thực hiện kiểm kê tài sản, trong quá trình kiểm kê thấy 01 máy ảnh bị mất. Theo sổ kế toán thì máy này có nguyên giá là 10.000.000 đồng, được mua từ năm 2016, hao mòn lũy kế là 8.000.000 đồng, giá trị còn lại là 2.000.000 đồng, máy đang được sử dụng cho phòng Văn hóa thông tin.

Định khoản:

• Kế toán ghi giảm tài sản

Nợ TK 214: 8.000.000 đồng

Nợ TK 466: 2.000.000 đồng

Có TK 2111: 10.000.000 đồng

• Phản ánh giá trị còn lại của tài sản bị thiếu, mất phải thu hồi, kế toán ghi:

Nợ TK 311: 2.000.000 đồng

Có TK 337: 2.000.000 đồng